C’est un constat que je fais régulièrement, que ce soit en tant que coach d’affaires ou que formateur en management : les réunions peuvent devenir anti-productives à force de manque de préparation et de maîtrise. Et cela est encore plus vrai lors des réunions à distance.

Quelles sont les principales raisons qui rendent les réunions ennuyeuses et apathiques ?

1. Manque d’objectifs clairs et d’ordre du jour précis :

• L’absence d’un ordre du jour clair pour la réunion qui prive les participant de points focus.
• Des objectifs de résultats flous ou inexistants qui dilue les discussions et engendre des digressions improductives.

2. Absence de participation active :

• La passivité d’une partie des participants crée un climat d’apathie et d’ennui.
• La monopolisation de la parole par quelques-uns prive les autres de l’opportunité de contribuer.

3. Manque de préparation et de structure :

• Des présentations mal conçues ou bâclées manquent d’impact et démobilisent l’audience.
• L’absence de structure claire dans les échanges rend la réunion décousue et confuse.
• La non-utilisation des outils d’animation digitale pour dynamiser les réunions à distance

4. Sujets non pertinents ou redondants :

• Aborder des sujets qui ne concernent pas tous les participants engendre un sentiment d’inutilité.
• Revenir sans cesse sur les mêmes points déjà discutés et résolus crée une frustration inutile.

5. Environnement peu propice :

• Un lieu inconfortable ou bruyant nuit à la concentration et à l’engagement des participants.
• L’absence de matériel adéquat (vidéo projecteur, tableau blanc…) limite les possibilités d’interaction.
• Pas de maîtrise des outils de visio conférence

Mes principaux conseils pour rendre les réunions intéressantes, dynamiques et en faire des outils de performance et de dynamique d’entreprise.

1. Définir des objectifs clairs et un ordre du jour précis :

• Commencez par identifier le ou les buts précis de la réunion et les résultats que vous souhaitez atteindre.
• Établissez un ordre du jour détaillé avec des points précis et un timing défini pour chaque sujet.

2. Favoriser la participation active :

• Encouragez tous les participants à s’exprimer et à partager leurs idées.
• Utilisez des techniques d’animation pour stimuler la participation et l’engagement (brainstorming, jeux, questions ouvertes…).
• Utiliser les outils d’animation digitale (Padlet, Sentimy, Kahoot, Wooclap, )

3. Soigner la préparation et la structure :

• Préparez des présentations claires, concises et visuellement attractives.
• Structurez la réunion en séquences distinctes avec des objectifs précis pour chacune.

4. Aborder des sujets pertinents et ciblés :

• Assurez-vous que les sujets abordés concernent tous les participants et correspondent aux objectifs de la réunion.
• Privilégiez les échanges concrets et productifs en évitant les digressions et les redondances.

5. Créer un environnement propice :

• Choisissez un lieu calme et confortable favorisant la concentration.
• Mettez à disposition le matériel nécessaire pour une communication efficace (vidéo projecteur, tableau blanc…)
• Là aussi les outils d’animation digitale sont incontournables ;

Conclusion :

En suivant ces conseils primordiaux et en adoptant une approche proactive, les chefs d’entreprise peuvent transformer leurs réunions en moments d’échange dynamiques et productifs, contribuant ainsi à la performance de leur entreprise.

N’oubliez pas : une réunion réussie est une réunion où chacun se sent impliqué, écouté et où les décisions prises font avancer l’entreprise.