Certains PDG et chefs d’entreprise ont une capacité innée à gérer leur temps efficacement. Mais beaucoup d’autres doivent adopter de nouvelles habitudes de gestion du temps et travailler dur pour les intégrer dans leur vie quotidienne. S’ils ne le font pas, ils perdent une quantité inestimable de temps, leur ressource la plus précieuse.

Par exemple, regardez combien de fois quelqu’un vous signale une affaire soi-disant « urgente », qui vous fait perdre un temps précieux, pouvant être mieux employé ailleurs. Combien de temps consacrez-vous à un travail réellement stratégique, au lieu de vous contenter d’éteindre des incendies tous les jours ? Comme nous l’avons déjà noté, prendre des mesures pour se concentrer sur ce qui est vraiment important s’avérera très bénéfique pour votre organisation.

Voici quelques conseils pour mieux gérer son temps :

1. Établissez des priorités et planifiez à l’avance.

Distinguer ce qui est « important » de ce qui doit être fait est – ou devrait être – l’une des principales caractéristiques d’un bon chef d’entreprise. Ce principe s’applique tant aux tâches individuelles qu’aux réunions et autres rencontres en face à face qui peuvent s’accumuler au cours d’une journée de travail typique. Dans de nombreux cas, le fait de choisir entre « haute priorité » et « basse priorité » peut vous aider à déterminer les responsabilités à assumer en premier.

De même, la planification du programme du lendemain peut également vous aider à établir vos priorités. Prenez quelques minutes en fin de journée pour organiser votre emploi du temps pour le lendemain matin. Autrement, prenez un bref moment au début de votre journée pour compiler vos tâches en fonction de leur priorité « élevée » ou « faible ».

2. Précisez quand vous êtes disponible pour les autres (et quand vous ne l’êtes pas).

Avoir une politique de « porte ouverte » pour vos équipes est un objectif noble, mais pas toujours pratique. En l’absence de limites, cela se transforme rapidement en une série d’interruptions sans fin (appels téléphoniques, textos, courriels, etc.) qui vous accaparent et ne vous laissent que peu de temps pour travailler.

En même temps, « vous optimiserez le temps limité dont vous disposez en vous coupant de toutes les distractions pendant les périodes où vous devez vous concentrer sur la tâche à accomplir. » Déterminez un moment précis où la porte de votre bureau reste fermée. Ne prenez pas d’appels. Ne répondez pas automatiquement aux e-mails. Concentrez-vous sur ce qui doit être fait et occupez-vous du reste plus tard.

3. Déléguez systématiquement.

C’est un défi qui revient sans cesse chez les PDG et autres chefs d’entreprise – des personnes qui, par nature, estiment qu’aucun travail ne peut être accompli de manière satisfaisante s’ils ne le font pas eux-mêmes. En fait, c’est la meilleure façon pour perdre du temps.

Voici quelques conseils pour déléguer des tâches de faible responsabilité :

• Notez tout ce dont vous devez vous occuper aujourd’hui ou cette semaine, qu’il s’agisse de la planification stratégique, de l’envoi d’un courriel à tout le personnel ou de l’approbation de la refonte graphique du site Web de votre entreprise.
• Dans cette liste, encerclez les tâches que vous êtes le seul à pouvoir accomplir. Soyez impitoyable dans votre évaluation, et voyez ensuite combien de cercles vous voyez sur la page.
• Avec une deuxième liste, déterminez quelles tâches peuvent être déléguées aux membres de l’équipe ou même à un logiciel.
• Choisissez des éléments de cette deuxième liste et déléguez-les aux autres. Donnez aux membres de l’équipe une chance de montrer ce qu’ils peuvent faire et réduisez le temps que vous consacrez à ces dossiers.

4. Tenez-vous pour responsable de la façon dont vous passez votre temps.

Vos collaborateurs sont responsables du temps qu’ils passent au travail, mais comme le fait remarquer la société de solutions d’apprentissage KnowledgeCity, « évitez de supposer que personne ne devrait être en mesure de vous tenir responsable de vos performances ». La meilleure approche consiste à envisager une participation active à un groupe de pairs tel que TAB, où d’autres personnes vous aideront à vous assurer que vous respectez vos propres plans et que vous mettez au point le système de gestion du temps le plus efficace possible.